🗣️ 회의자료, 아직도 사람이 만들고 있나요? 『AI 시그널 3호』

안녕하세요, 김도경입니다. 이번 『AI 시그널』 3호에서는 저희가 실제 AX 컨설팅 현장에서 바꿨던 업무 하나를 소개합니다.

바로 모든 회사에서 발생하는 반복업무인 '회의자료 제작'입니다. 회의 전에 자료를 만들고, 보고에 쓸 숫자를 모으고, 지난주 논의를 다시 확인합니다. 문제는 이 과정에 생각보다 많은 시간이 쓰이게 되고, 정작 중요한 의사결정과 액션에 들어갈 리소스가 줄어드는 결과를 낳죠.

이번 호에서는 저희 NextgenAI가 한 기업의 주간회의 자료 준비 시간을 어떻게 줄였는지, 그리고 그 자동화를 어떻게 조직 전체로 확장했는지 함께 짚어보겠습니다.

회의와 보고자료 준비로 사라지는 시간들

대한상공회의소가 상장사 직장인 1,000명의 일주일을 조사한 적이 있습니다. 직장인은 일주일에 평균 3.7번 회의에 들어갑니다. 뒤집어 보면, 누군가는 매주 3.7번 회의 자료를 준비하고 있다는 뜻입니다.

그 준비에 시간이 얼마나 드는지 짐작하게 하는 조사가 있습니다. 사람인이 직장인 1,227명에게 물었더니, 업무 시간의 3분의 1이 보고서 작성에 들어간다고 답했습니다.

리더 입장에서 이 숫자를 다시 보면 이렇게 읽힙니다. 직원들이 일을 못 해서 시간이 부족한 게 아닐 수 있습니다. 이미 있는 숫자를 찾고, 옮기고, 다시 정리하고, 회의용 자료로 만드는 데 너무 많은 시간이 쓰이고 있는 겁니다.

그렇다고 회의와 보고를 없앨 수는 없습니다. 먼저 줄여야 할 건 회의가 아니라, 회의 전에 반복되는 자료를 만드는 시간입니다.

NextGenAI 컨설팅 사례 :
회의자료 준비시간을 액션하는 시간으로 바꾸다

고객사였던 한 커머스 조직은 매주 회의 자료를 사람이 직접 만들고 있었습니다.

담당자는 OKR과 매출 시트를 열고, 액션플랜이 정리된 노션을 열었습니다. 거기에 슬랙 채널 다섯 개를 하나씩 훑으며, 지난주에 어떤 논의가 있었는지도 다시 확인했습니다.

숫자를 모으는 일 자체보다 더 오래 걸린 건 '어디에 뭐가 있는지 찾고 자료를 붙여넣는 시간'이었습니다. 시트 주소가 팀마다 다르고, 노션 페이지도 흩어져 있고, 슬랙 대화는 맥락 없이 쌓여 있었기 때문입니다.

그렇게 자료를 다 만들고 나면, 정작 "이번 주 숫자가 왜 이렇게 나왔는지, 어떤 액션을 이어가야 하는지" 같은 중요한 질문을 고민할 시간이 거의 남지 않았습니다.

지금은 방식이 바뀌었습니다.

매주 월요일 아침 9시가 되면 자동화 시스템이 먼저 움직입니다. 시트와 노션에 있는 숫자를 모으고, 슬랙에 쌓인 한 주간의 대화를 요약해서, 회의 자료 초안을 노션에 만들어둡니다. 담당자에게는 알림이 갑니다.

담당자의 월요일은 이제 "자료 만들기"가 아니라 "자료 열어보기"에서 시작합니다.

매주 2시간 걸리던 회의 자료 준비는 5분 안으로 줄었습니다. 하지만 저희가 더 중요하게 본 건 '얼마나 빨라졌는가'가 아니었습니다. 자료 초안에는 숫자와 지난주 논의, 주요 변화만 정리되도록 했습니다. 대신 인사이트 칸은 일부러 비워뒀습니다.

숫자를 모으고 정리하는 일은 시스템이 맡을 수 있지만, "그래서 이번 주에 무엇을 할 것인가"는 사람이 판단해야 하기 때문입니다. 자동화의 목표는 사람을 빼는 것이 아니라, 반복 취합에 쓰던 시간을 줄여 숫자를 해석하고 다음 액션을 정할 시간을 만드는 데 있었습니다.

이 사례에서 저희가 함께 본 건, 한 팀의 회의자료를 줄이는 데서 끝낼 일이 아니라는 점이었습니다. 같은 구조를 다른 부서에도 적용할 수 있어야, 자동화가 조직 전체의 성과로 이어질 수 있기 때문입니다.

우리 회사에도 이런 시간이 숨어 있을까요?

매주 같은 시트를 열고, 같은 값을 복사하고, 같은 채널을 훑는 일이 반복된다면 담당자의 꼼꼼함만으로 해결할 문제가 아닙니다. 일하는 방식 자체를 다시 봐야 할 신호입니다.

먼저 세 가지만 점검해보면 됩니다.

• 회의 자료를 만드는 데 실제로 몇 시간이 드는가?
  
• 그중 숫자를 찾고 옮기는 시간은 얼마나 되는가?
  
• 비슷한 흐름이 다른 부서에도 반복되고 있지는 않은가?
  

반복 업무는 익숙해서 잘 보이지 않습니다.

하지만 매주 같은 자료를 만들고, 같은 숫자를 옮기고, 같은 내용을 정리하는 시간이 쌓이면 조직 입장에서는 분명한 비용이 됩니다.

AI 도입은 거창한 변화에서 시작하지 않아도 됩니다. 먼저 우리 조직이 지금 반복 업무에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지, 그리고 그 시간이 비용으로 얼마인지 확인하는 것부터 시작할 수 있습니다.

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